就業規則の作成・変更手続きを解説！意見書・届出や10人未満の対応まで

就業規則の作成・変更手続きを正確に進めるために、まず就業規則の定義と法的根拠を確認しておきましょう。

就業規則の作成・届出義務は、労働基準法第89条に定められています。「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」とされており、常時10人以上の労働者を使用する事業場が作成・届出の義務を負います。

ここで重要なのは事業場単位という点です。本社・支店・工場などが別々の場所にある場合は、それぞれが独立した事業場として就業規則の作成・届出が必要です。また「10人以上」のカウントには雇用形態は関係なく、パートタイム・アルバイト・有期雇用労働者も含まれます。義務に違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法第120条）。

就業規則を一度も作成したことがない事業場がゼロから就業規則を整備する場合、何から始めればよいかが最初の壁となります。まずは必要な記載事項を把握し、厚生労働省が公開する無料のテンプレート（モデル就業規則）を出発点として作成を進めることが、最も手間のかからない現実的な方法です。

労働基準法第89条は、就業規則に必ず記載しなければならない事項（絶対的必要記載事項）と、定める場合には記載しなければならない事項（相対的必要記載事項）を定めています。

また、育児・介護休業法などの労働基準法以外の法令で導入が義務づけられている制度については、就業規則（または別規程）に定める必要があります。

就業規則をゼロから作成する際の最も手軽で信頼性の高い出発点が、厚生労働省が公開している「モデル就業規則」です。詳細は後述しますが、Word形式でダウンロードできるため、自社の業種・規模・実態に合わせてカスタマイズしながら使用することができます。モデル就業規則は法改正のたびに改訂されており、現行法に対応した内容となっています（最新版：令和7年12月版）。

就業規則を新規に作成する場合の全体的な流れは、変更の場合と同じ5ステップ（就業規則案の作成→過半数代表者への意見聴取→意見書の作成→届出→周知）を踏みます。作成にあたっては、まず自社の労働条件の実態（所定労働時間・賃金体系・休暇制度等）を整理し、モデル就業規則を参照しながら各条文を自社の実情に合わせて記載します。就業規則の内容が法令の基準を下回らないことを確認し、社会保険労務士や弁護士に確認を依頼することで、法令違反や後のトラブルのリスクを低減できます。

就業規則の変更が必要となる主なタイミングを把握しておくことで、見直しのサイクルを計画的に設けることができます。

• 法改正への対応
  育児・介護休業法・労働基準法・最低賃金法・パートタイム・有期雇用労働法など、労務関連法令の改正があった場合は就業規則の関連条文を見直す必要があります。特に近年は育児・介護休業法の改正が頻繁であり、2025年4月・10月の改正対応として就業規則・育児介護休業規程を改訂した事業場も多くあります。
• 労働条件の変更
  賃金体系の見直し・各種手当の新設または廃止・所定労働時間の変更・休暇制度の変更・テレワーク・フレックスタイム制の導入などがあった場合も変更が必要です。その他、労働基準監督署からの是正勧告を受けた場合や、会社設立から一度も就業規則を見直していない場合も変更・整備の好機です。

就業規則の変更は、労働基準法が定める以下の5つのステップを順番に踏むことが法的に求められています。

就業規則変更届には法定の様式はありませんが、厚生労働省が公開するテンプレートを活用することが最も確実です。

参考リンク： 厚生労働省主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）

就業規則変更届のテンプレート（様式）は、厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」からWordファイルとしてダウンロードできます。同ファイルの1ページ目が「就業規則（変更）届」、2ページ目が「意見書」の様式です。なお、ファイルの日付が「平成」表記のままとなっている場合がありますので、使用の際は「令和」に修正してください。

また、都道府県労働局や各労働基準監督署のウェブサイトでも様式を公開している場合があります。管轄の労働基準監督署の書式と厚生労働省の書式に実質的な違いはありませんが、管轄署の書式を使用することで窓口対応がスムーズになる場合があります。

就業規則変更届の主な記載項目と記載のポイントは以下のとおりです。

変更事項の記載は正確に行うことが重要です。「第○条を変更する」という大まかな記載ではなく、変更前後の条文内容を対比できる形で記載することで、労働基準監督署でのチェックがスムーズになります。

意見書は就業規則変更届に必ず添付する法定書類です。その性格と書き方を正確に理解しておきましょう。

意見書は、就業規則の変更にあたって過半数代表者（または過半数組合）の意見を聴取したことを証明する書類です。根拠は労働基準法第90条第2項「使用者は、就業規則の届出に際し、（中略）意見を記した書面を添付しなければならない」です。

意見書を添付しなかった場合は同法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、意見書の添付がない届出は受理されない場合があります。なお、意見書に所定の「様式」は法令上定められていませんが、前述の厚生労働省テンプレートの2ページ目が意見書様式として広く活用されています。

意見書に記載すべき主な項目は以下のとおりです。

• 就業規則の変更にかかる意見書という標題
• 変更する就業規則の内容（または「変更届添付の就業規則のとおり」と記載）
• 意見の内容（「異議なし」「以下のとおり意見がある」等）、意見がある場合はその具体的な内容
• 意見を述べた日付
• 過半数代表者（または過半数組合）の役職・氏名・押印
• 選出方法の記載（過半数代表者の選出経緯を明記することで選出の適正性を示す）

過半数代表者から反対意見が記載された意見書であっても、就業規則変更届の提出・届出そのものは有効です。意見書の目的は「意見を聴取したこと」の証明であり、「賛成を得ること」ではありません（労働基準法第90条の趣旨）。つまり、反対意見が記載された意見書を添付して変更届を提出することは法律上問題なく、就業規則の変更手続きとして有効です。

ただし、特に不利益変更に関する意見書に強い反対意見が記載されている場合は、変更の合理性の判断において不利な材料として評価される場合があります。反対意見が出た場合は、その理由・内容を記録に残したうえで、弁護士・社会保険労務士に相談することを推奨します。

就業規則は届出・変更の手続きを完了するだけでは効力が生じません。労働者がいつでも確認できる状態にする「周知」が効力発生の要件です。

労働基準法第106条第1項は、就業規則の周知方法として以下の3つを定めています。

• 常時各作業場の見やすい場所への掲示または備え付け
  事業場内の従業員が日常的に目にする場所（休憩室・更衣室・廊下の掲示板等）への掲示や閲覧用冊子として備え付ける方法
• 書面の交付
  全従業員に就業規則の書面を交付する方法であり、入社時に新しい版を渡すなど
• 磁気テープ・磁気ディスクその他これらに準ずるもの（電子データ）に記録し、かつ各作業場に当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する方法
  社内のイントラネット・共有フォルダ等での電子データ公開

電子データによる周知については、厚生労働省の平成11年1月29日基発第45号（磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物による周知について）において、以下の2つの要件をともに満たす場合に労働基準法第106条の周知として認められるとされています。電子データでの閲覧環境を整える場合は、単に共有フォルダに保存するだけでなく「誰でも・いつでも・容易に」確認できる状態にすることと、その方法を従業員全員に周知することが求められます。

• 従業員が自ら電子機器を操作して就業規則等のデータを引き出せる権限を与えられていること
  例：社内ネットワークへのアクセス権限の付与
• 必要なときに内容を容易に確認できるよう、電子データの閲覧方法を周知していること
  例：保存場所・ファイル名・アクセス手順の周知

就業規則の周知を怠った場合のリスクは大きく2つあります。

法的効力の喪失として、就業規則は周知されていない場合その効力が生じないとする判例があります（最高裁平成15年10月10日判決）。つまり変更後の就業規則を届け出ても、従業員への周知を怠れば変更の効力が生じない可能性があります。罰則のリスクとして、労働基準法第106条・第120条により30万円以下の罰金の対象となる場合があります。

従業員が10人未満の小規模事業場については、就業規則の取り扱いが一般の事業場と異なります。

労働基準法第89条の就業規則の作成・届出義務は「常時10人以上の労働者を使用する事業場」が対象です。したがって常時使用する労働者数が10人未満の事業場には、法律上の作成義務・届出義務はありません。

ただし、厚生労働省の見解も「常時使用する労働者数が10人に満たない事業場についても就業規則を作成することは望ましいことである」と明確に示しており（厚生労働省・愛知労働局）、10人未満だからといって作成しなくてよいという意味ではありません。

10人未満の事業場であっても就業規則を作成すべき主な理由として以下の3点が挙げられます。

1. 労使トラブルの防止
   就業規則がなければ労働条件・服務規律・懲戒の基準が不明確となり、従業員との間でのトラブルが生じた際に会社側の主張を裏付ける根拠がありません。就業規則の効力として、10人未満でも就業規則を作成して周知すれば法的効力が発生します（労働契約法第7条）。
2. 変更時の効力
   変更の際に合理性があれば反対する労働者にも適用できます（同法第10条）。
3. 採用・人材確保の観点
   就業規則があることで会社のルールが明確化され、従業員が安心して就業できる環境となり、採用・定着率の向上にもつながります。

10人未満の事業場が任意で就業規則を作成・変更する場合は、以下の点が10人以上の事業場と異なります。

労働基準監督署への届出義務がないため、変更届の提出は不要です。意見聴取・意見書の作成義務もありませんが、任意で行うことは差し支えなく、また従業員との関係をよりオープンにするという観点からは意見を聴くことが望ましいといえます。周知義務については、10人未満でも就業規則を作成・変更した場合は従業員が確認できる状態にする（閲覧できる環境を整える）ことが就業規則の効力発生の前提です。

厚生労働省が公開している「モデル就業規則」は、就業規則を新規に作成する場合・既存の就業規則を見直す場合の両方に役立つ無料のテンプレートです。就業規則の整備に際して最初に参照すべき公式資料として、多くの事業場・社会保険労務士に活用されています。

参考リンク：モデル就業規則（厚生労働省ホームページ）

最新版は令和7年12月版であり、今回の改訂では国会または地方議会の議員に立候補するための休暇に関する規程例の追加（第32条）、犯罪被害者等の被害回復のための休暇等・その他の特別休暇の紹介の追加（第5章解説）、および法改正の反映等の改訂が行われています。

モデル就業規則の主な章立ては以下のとおりです。

モデル就業規則はWord形式（編集可能）とPDF形式（閲覧用）の2種類で公開されており、外国語版（英語・中国語・ポルトガル語・ベトナム語）およびやさしい日本語版も用意されています。外国人労働者が在籍する事業場での活用にも対応しています。

なお、パートタイム・有期雇用労働者向けの「パートタイム・有期雇用労働者就業規則の規定例」も厚生労働省より別途公開されており、正社員と異なる雇用形態を持つ事業場はこちらも参照することを推奨します。

モデル就業規則はあくまでも「標準的な例」であり、業種・職種・企業規模・経営方針に応じてカスタマイズすることが前提です。特に賃金体系・退職金の有無・懲戒の種類と程度などは自社の実態に合わせた記載が必要です。就業規則の内容については社会保険労務士や弁護士へのチェックを依頼することで、法令違反・労使トラブルのリスクを低減することができます。

就業規則の変更手続きにおいて、多くの担当者が「届出が完了すれば終わり」と認識しがちですが、法的な効力発生という観点では「周知（従業員がいつでも閲覧できる状態）」のほうが本質的な意義を持ちます。

当解説記事で解説したとおり、就業規則作成・変更の5ステップ（就業規則案の作成または変更内容の検討→意見聴取→意見書作成→変更届の提出→周知）はいずれも省略できない手続きです。特に①意見聴取の適正性（過半数代表者の選出プロセスの記録）、②意見書の添付、③変更後の周知（閲覧できる環境の整備）の3点が実務上のつまずきポイントとして多く見られます。

厚生労働省のモデル就業規則（令和7年12月版）・テンプレートを積極的に活用しながら、変更の必要性が生じたときに速やかに対応できる体制を整えておくことが、法令遵守と労使トラブル防止の両立につながります。就業規則の作成・変更に不安がある場合は、社会保険労務士や弁護士に相談することをお勧めします。

※上記リンク先は変更される場合がありますのでご注意ください。